Как перевести сотрудников
на удаленный режим работы

В настоящее время из-за эпидемии коронавируса многие компании по всему миру вынуждены переходить на удаленный режим работы. Надо сказать, что удаленку давно практикуют в различных сферах деятельности (например, IT-сфера), но есть огромное количество предприятий, которые столкнулись с этим впервые. И вот у них как раз возникает масса вопросов по процедуре перевода сотрудников из офиса на дом — начиная от настройки компьютеров и заканчивая особенностями коммуникации между отделами. Об этом и поговорим сегодня.

Мы собрали ряд советов и рекомендаций, предоставленных компаниями, давно ведущими свою деятельность в удаленном режиме. У них все налажено и бесперебойно работает, поэтому сомнений в том, что эти рекомендации проверены на практике, быть не может.

Они должны максимально быстро установить на компьютеры персоналу вашей компании программы, с помощью которых будет осуществляться удаленный доступ. Это может быть teamviewer или любая аналогичная программа. Также необходимо настроить VPN. Не во всех компаниях рядовые сотрудники смогут сделать это самостоятельно, поэтому желательно, чтобы этим занимался именно ИТ-специалист. Если в вашей организации работники используют ноутбуки, то настройка упрощается — системный администратор устанавливает на них все, что нужно, после чего сотрудник забирает ноутбук домой и спокойно работает. А вот если вы работаете на стационарных компьютерах, то айтишнику необходимо будет каким-то образом получить доступ и к личному компьютеру сотрудника, чтобы произвести на нем необходимые манипуляции. VPN необходим, чтобы решить вопрос с безопасностью удаленного доступа.

Для удобства работы из дома сотрудникам могут понадобиться наушники с микрофоном. Это позволит вам во время переговоров и проведения удаленных совещаний не страдать от помех и некачественного звука. Если таких устройств в вашей компании нет, то придется приобрести их (в магазинах можно найти бюджетные, но качественные варианты). Также можно выдать сотрудникам список подходящих моделей, чтобы они их купили самостоятельно, а потом компенсировать затраты.

Как правило, у всех есть домашний проводной или беспроводной интернет, поэтому проблема решается достаточно просто. Необходимо издать официальный приказ о том, что доступ к удаленным компьютерам должен осуществляться строго с домашней сети интернет (а не с общедоступного Wi-Fi где-нибудь в ресторане или с мобильного телефона). Это позволит наладить качественную связь и оперативную работу.

Под софтом в данной ситуации мы подразумеваем программы, которые вы будете использовать для выполнения повседневной работы. Есть минимальное количество программ, без которых эффективно работать в удаленном режиме очень сложно:

1) Мессенджеры, где можно создать общий чат для всех сотрудников

Вариантов очень много, так что вы можете выбрать тот, который будет удобен именно вам: WhatsApp, Viber, Discord — для небольших команд, Slack, Microsoft Teams — для крупных компаний. Чат является очень важным и очень удобным инструментом для оперативного решения рабочих вопросов. Но важно контролировать, чтобы в нем не обсуждались погода, политика и другие не относящиеся к работе темы.

2) Программа, через которую можно будет совершать видеозвонки

Чаще всего для этих целей используется Skype, но если он по каким-то причинам вас не устраивает, или если вы хотите обзавестись запасными вариантами, то можно попробовать Zoom, Hangouts и другие аналоги. Для стандартных функций вполне достаточно бесплатных версий.
При использовании видеосвязи необходимо договориться о выполнении нескольких обязательных условий. Во-первых, обязательно включать видео во время звонка. Во-вторых, нужно создать специальный календарь, куда будут заноситься все договоренности о звонках. В-третьих, договоренности нужно делать через чат, чтобы о них знали все заинтересованные лица.

3) Общие и индивидуальные календари

Ведение календаря для удаленной работы обязательно, так проще контролировать назначенные встречи и звонки. Оптимальным вариантом является общий календарь, где можно будет видеть расписание всех сотрудников. Это поможет не пропустить важные события, если кто-то из сотрудников заболеет. Календари такого плана присутствуют в Office 365, Google Suite и т. д.

4) Облачное хранилище документов

Возможности для облачного хранения документов предоставляют различные сервисы. Самый элементарный — Облако Mail.ru. Также хранилища присутствуют в Office 365, Google Suite и т. д. Это позволяет хранить все документы в общем доступе и работать в одном и том же документе параллельно, что очень важно в условиях удаленного режима.

5) Электронная почта

Важно отметить, что работая на удаленке, неэффективно строить коммуникации между сотрудниками по электронной почте. Конечно, для общения с клиентами и пересылки важных документов этот инструмент необходим, но при решении рабочих вопросов лучше использовать чат или видеозво

В соответствии с требованиями российского законодательства перевод сотрудников на удаленную работу требует документального оформления. Но в некоторых случаях можно обойтись и без этого. Все зависит от специфики вашей деятельности и других условий. Более точную информацию можно найти в нормативных актах.

Обычно при внедрении удаленной работы сотрудники первое время пребывают в некой прострации, так как у них нет четкого понимания того, что и как им теперь предстоит делать. Необходимо провести разъяснительную работу среди персонала. Вы можете сделать это самостоятельно (если штат небольшой) или провести планерку с руководителями отделов, поручив им дать разъяснения каждому подчиненному. Необходимо четко донести до работников цели, которых они должны будут достичь, озвучить им планы, если таковые будут поставлены, а также особенности мотивации, если они будут меняться.

1) сотрудники должны понимать, что на удаленной работе нужно работать. Несмотря на то, что они находятся дома, а рядом неумытые дети, голодный кот или любимый муж/жена, личных дел во время рабочего дня быть не должно. Для этого сотрудник должен объяснить своим домочадцам, что он находится на работе, что его как бы нет дома, а со всеми вопросами к нему можно обращаться только в обеденный перерыв или вечером. В противном случае никакой эффективной работы не получится.

2) установите общие время работы для всех сотрудников. При удаленном режиме нельзя допускать такого положения дел, когда один сотрудник в 15.00 уже закончил работу, а другой только приступает. Можно допустить некоторую разницу в начале и окончании рабочего дня (примерно час), но пересечение по рабочему времени должно составлять не менее 6 часов.

3) наладьте систему контроля за выполнением задач. Здесь важно понять, что нужно контролировать не процесс работы, а именно результаты. По большому счету, не так важно, сколько времени менеджер будет проводить за компьютером, если он будет делать вам двойной план по продажам.

4) не тратьте время на длительное обсуждение сложных вопросов в чате. В этом случае лучше пользоваться звонками или видеозвонками — так эффективность вырастет в несколько раз. Видеозвонок может заменить стандартную планерку или совещание, нужно лишь заранее оповестить всех участников, создав заметку в общем календаре. Частота планерок может быть любой, все зависит от специфики вашей работы.

5) все договоренности во время онлайн-планерок необходимо фиксировать письменно и дополнительно рассылать заинтересованным лицам через чат. Это позволит закрепить устные договоренности и добиться правильного понимания между сотрудниками.

Это были советы и рекомендации, которые мы постарались собрать для тех, кто хочет перевести свою команду на удаленный режим работы, но не знает, как это сделать. Надеемся, что информация была полезна!